Kader en uitvoering
Artikel 213, lid 2 gemeentewet geeft de raad de bevoegdheid om een of meer accountants aan te wijzen belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Momenteel is Deloitte Accountants hiervoor aangewezen. De verklaring beperkt zich tot financiële rechtmatigheid en dekt niet al het rechtmatig (juridisch) handelen. De gemeente vertaalde artikel 213 naar de financiële verordening waarin we aangeven dat het college zorgt voor interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. De in- en externe wet- en regelgeving, die relevant is voor de gemeente Hulst, staat in het normenkader, wat de Raad vaststelt. Dit is het belangrijkste kader voor sturing door de raad op rechtmatigheid en voor controle op rechtmatigheid door de accountant. Bij het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring baseert de accountant zich grotendeels op bevindingen uit interne controles, die de gemeente zelf uitvoert.
Commissie BBV
De Commissie BBV geeft in de Kadernota de visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van decentrale overheden. Dit document is bedoeld voor accountants, provincies, gemeenten en waterschappen en behandelt de belangrijkste vraagstukken uit de praktijk. Rechtmatigheid is voortdurend in ontwikkeling, daarom is het niet mogelijk een ‘tijdloze’ visie te geven. Zodra de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven zal de commissie BBV deze kadernota actualiseren. Of de commissie BBV een reden ziet voor het uitbrengen van een aangepaste Kadernota Rechtmatigheid voor de jaarrekening 2018 is op dit moment nog niet duidelijk, maar indien deze kadernota uitkomt is dit in het najaar van betreffende jaar. Wel heeft de commissie BBV nog enkele notities opgesteld c.q. geactualiseerd in 2018, te weten:
- Nadere uitleg tussentijds winst nemen;
- Notitie gebeurtenissen na balansdatum;
- Notitie structurele en incidentele baten en lasten augustus 2018.
Daarnaast is een notitie “prospectief inzicht” in voorbereiding hoe (meerjarig) om te gaan met de geprognotiseerde balans en kengetallen. Ook wordt er gewerkt aan een actualisatie van de Kadernota Rechtmatigheid. Verder heeft de commissie BBV besloten om als standaardtermijn voor mogelijke herziening van de uitgebrachte notities 4 jaar te hanteren. De notities zullen voortaan meer uitgebreid ingaan op het doel van de notitie en op het belang voor de verschillende gebruikers van de begroting en verslaglegging.
Rechtmatigheid
In de Gemeente Hulst is de verantwoordelijk voor rechtmatig handelen van hun medewerkers gelegd bij de afdelingshoofden. Om te toetsen of we als gemeente Hulst rechtmatig handelen, zijn er periodiek verbijzonderde interne controles op een selectie van processen. Dit is gebaseerd op het interne controleplan, wat vastgesteld is voor de periode 2015-2018 aan de hand van een risicoanalyse op financieel omvangrijke processen. Uit de verbijzonderde interne controles blijken afwijkingen en mogelijke risico’s. De bevindingen kunnen aanleiding geven voor verbeteringen. Voor het jaar 2019 zal een vernieuwd interne controleplan opgesteld gaat worden welke voldoet aan de recentste regels.
Controleprotocol
In het controleprotocol staat wat de accountant, in opdracht van de raad, doet om een oordeel te vormen over getrouwheid en rechtmatigheid. De criteria voor de accountant bij de beoordeling van de rechtmatigheid zijn:
- Voorwaardencriterium: Voldoen aan wet- en regelgeving
- Begrotingscriterium: Voldoen aan wet- en regelgeving
- Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Voldoen aan wet- en regelgeving
Uitgangspunt voor de accountant zijn de goedkeuringstoleranties die de raad in het controleprotocol vaststelde. Dit controleprotocol is in 2017 vastgesteld voor de jaren 2016-2017 op 13 april 2017.
Tot slot zijn de rapporteringstoleranties van belang. Uitgangspunt is dat fouten en onzekerheden in principe in de bevindingen komen, zodra ze meerdere percentages overschrijden. De accountant kan naar eigen inzicht belangrijke bevindingen opnemen.
In de jaarrekening zelf zijn de onrechtmatigheden toegelicht. Bij onrechtmatige besluiten op de interne wet- en regelgeving of overschrijding van begrotingsbedragen volgt een verschoningsbesluit. Zo worden niet rechtmatige handelingen alsnog rechtmatig. Bij de behandeling van de jaarrekening kan de raad vaststellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn. Uitgangspunt is dat er geen overschrijdingen plaatsvinden.
Sisa
Single Information, single audit (SiSa) betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Vóór 2006 moesten medeoverheden over iedere specifieke uitkering een aparte verantwoording inleveren. Nu kan dit in één bijlage bij de jaarrekening van de medeoverheid. In de rapportage inzake het normen- en toetsingskader die voor de jaarrekening 2017 aan de raad wordt voorgelegd, zullen de specifieke uitkeringen benoemd worden die onderdeel uit gaan maken van SiSa 2018.
Vernieuwing accountantscontrole
Met de controle op rechtmatigheid wordt er gecontroleerd of het college van Burgemeester en Wethouders bij het aangaan van transacties met financiële gevolgen de relevante bepalingen heeft nageleefd. Het gaat daarbij dus om de spelregels van de raad en hogere wet- en regelgevende organen die als norm gelden voor het college bij het aangaan van transacties.
Deze spelregels worden jaarlijks geïnventariseerd en vastgesteld in een zogeheten normenkader. Hierin wordt opgenomen de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waaronder verordeningen, raadsbesluiten en de collegebesluiten.
Zoals vorig jaar aangegeven is er medio 2015 een werkgroep onder leiding van dhr. Depla geweest en heeft het rapport “Vernieuwing accountantscontrole gemeenten” uitgebracht. In dit rapport zijn diverse adviezen opgenomen, die de komende jaren een vervolg kunnen hebben. Net als voor het begrotingsjaar 2018 wordt voorzien dat het college een mededeling doet over de financiële rechtmatigheid over het jaar 2019. Op deze manier ligt de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid op de goede plek; bij het college. De accountant controleert deze mededeling tijdens zijn getrouwheidscontrole van de jaarrekening
De overige adviezen vanuit het rapport worden kortheidshalve hieronder weergegeven:
- Opdrachtgeverschap
De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountantscontrole. Meer aandacht voor de kwaliteit van het opdrachtgeverschap van de raad is nodig.
- Specialisatie noodzakelijk
Het is belangrijk dat de accountant, die bij gemeenten controleert, voldoende specifieke kennis heeft van gemeenten en de omgeving waarin gemeenten opereren.
- Keuzen tussen accountants
Het is belangrijk dat gemeenten een accountant hebben die goed aansluit bij de controlebehoeften van gemeenteraden.
- Interpretatie controle standaarden
Er is geen op de governance structuur en het juridische en financiële kader van gemeenten toegesneden interpretatie van de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS) voor accountants.
- Toezicht op de accountants die bij gemeenten controleren
Ook de toezichthouder op accountants die bij gemeenten controleren dient specifieke kennis te hebben van de governance structuur, het juridische en financiële kader van de gemeenten.
- Domein accountantscontrole bij gemeenten
De werkgroep hecht aan een goede invulling van de eisen aan en waarborgen van het toezicht op de accountantscontrole bij gemeenten. De werkgroep vindt dat dit het beste is gewaarborgd als de accountantscontrole van gemeenten een wettelijke controle, zoals bedoeld in de Wet toezicht accountantsorganisaties, blijft, maar dat deze controle wordt toegespitst op specifieke kenmerken van gemeenten.
Om de voorgestelde veranderingen voor het onderdeel rechtmatigheid in te voeren zijn aanpassingen van de wet- en regelgeving nodig (o.a. gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden). Afhankelijk van besluitvorming en ingangsdatum is de verwachting dat er pas duidelijkheid bestaat bij de jaarrekening 2019 (medio 2020).